Riassunto analitico
L’azienda Esmalglass-Itaca è un colorificio e, in particolare, è il leader mondiale nel suo ambito di competenza. Un colorificio è un’azienda che crea e produce le materie prime per le ceramiche in modo che queste possano poi creare le piastrelle da vendere. La sede di Sassuolo è incaricata di ideare e creare le materie prime per le ceramiche sotto le richieste dei clienti, mentre è la casa madre in Spagna che si occupa della produzione industriale di questi materiali.
Essendo leader mondiale del suo settore, il gruppo Esmalgalss-Itaca serve molti clienti e ha un profitto sempre crescente, quindi, dal puro punto di vista produttivo, la sua performance è eccellente. L’elemento problematico della sede sassuolese è l’organizzazione del lavoro e come vengono gestite le informazioni: i documenti da compilare sono tanti, ma questi non vengono mai usati; ogni impiegato ha il suo ufficio molto lontano dalla sua postazione di lavoro, cosa che porta via molto tempo; lo standard previsto dalla direzione prevede di compilare molti moduli, cosa che non viene mai fatta perché è considerata inutile e uno spreco di tempo; il lavoro interno a ciascun dipartimento è perfetto, mentre è problematica la comunicazione tra dipartimenti diversi.
I dipartimenti principali della sede di Esmalglass-Itaca a Sassuolo sono 3:
- Laboratorio assistenza, che crea i prodotti per le ceramiche in base alle richieste dei clienti;
- Inkjet group, che si occupa di tutto ciò che riguarda gli inchiostri per la stampa delle grafiche sulle piastrelle;
- Laboratorio tecnologico, che esegue dei controlli sui materiali creati per assicurarsi che questi soddisfino le richieste dei clienti.
Dopo un’attenta osservazione di tutti i dipartimenti e, in particolare, dei 3 principali, sono stati individuati gli elementi più critici su cui l’azienda deve lavorare. Tra tutti, ne è stato identificato uno su cui lavorare come primo passo verso una gestione più lean dell’azienda, ovvero la compilazione dei moduli previsti per il laboratorio assistenza. Oggi, quando un cliente ha bisogno di un nuovo prodotto da sviluppare, viene aperto un progetto e si lavora su questo. Per un singolo progetto, si ha un modulo di apertura, un modulo per le formule da provare, un modulo di dettaglio per la composizione delle piastrelle su cui si testano le formule, un modulo per i commenti e un modulo per chiudere il progetto. Questi fogli non sono mai compilati perché i tecnici li ritengono una perdita di tempo, che toglie loro la possibilità di studiare e provare altri prodotti. Questo è dovuto anche alla mentalità della maggior parte di questi tecnici: tutto quello che non è lavoro concreto sulle piastrelle è considerato inutile e il miglior modo per tener traccia delle prove non è attraverso un modulo, ma attraverso la memoria dei lavoratori.
Questi moduli sono stati eliminati per passare a un unico modulo che contiene solo le informazioni strettamente necessarie. Inoltre, non sono più i tecnici di laboratorio a doversi occupare della scrittura dei fogli, ma questo compito è affidato al capo del laboratorio. Gli obiettivi di questo cambiamento sono molti:
- Ridurre il tempo speso da tutto lo staff del laboratorio assistenza per compilare i moduli,
- Tenere traccia solo delle informazioni più rilevanti per l’azienda,
- Diminuire l’uso della carta all’interno dell’azienda,
- Tenere traccia dei test fatti per non commettere in futuro gli stessi errori.
Il passo successivo da fare in futuro è quello di passare a una completa informatizzazione della gestione dei progetti per eliminare completamente l’uso della carta e per avere un modo più veloce e facile per cercare un progetto fatto in passato.
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Abstract
The Esmalglass-Itaca company is a ceramic colour factory and, in particular, is the world leader in its field of expertise. A colour factory is a company that creates and produces the raw materials for ceramics so that they can then create tiles to be sold. The Sassuolo headquarter is in charge of designing and creating the raw materials for ceramics under customer requirements, while it is the parent company in Spain that is in charge of the industrial production of these materials.
Being the world leader in its field, the Esmalglass-Itaca group serves many customers and has an ever-increasing profit, so from a pure production point of view, its performance is excellent. The problematic element at Sassuolo headquarter is the organization of work and how information is managed: there are many documents to be filled in, but these are never used; each employee has his own office far away from his workstation and this leads to a waste of time; the standard work expected by the management is to fill in many forms, but this procedure is never done because it is considered useless and a waste of time; the internal work within each department is perfect, while communication between different departments is problematic.
The main departments of the Esmalglass-Itaca headquarter in Sassuolo are 3:
- Assistance laboratory, which creates products for ceramics based on customers’ requests,
- Inkjet group, which deals with everything related to inks for printing graphics on tiles,
- Technological laboratory, which makes checks on the materials to make sure that they meet the customers' requirements.
After a careful observation of all the departments and, in particular, the 3 main ones, the most critical elements that the company needs to work on were identified. Among all of them, one was identified to work on as the first step towards a leaner management of the company: this is the filling of the forms provided for the assistance laboratory. Today, when a customer needs a new product to be developed, a project is opened and the staff work on it. For a single project, people have to fill in an opening form, a form for the formulas to be tested, a detail form for the composition of the tiles on which formulas are tested, a form for comments and a form to close the project. These sheets are never filled in because technicians think that they are a waste of time and they take away the opportunity to study and test other products. This is also due to the mindset of the major part of these technicians: anything that isn't work on tiles is considered useless and the best way to keep track of tests done is not through a form, but through the memory of the workers.
These forms have been eliminated in order to move to a single form that contains only the strictly necessary information. In addition, the laboratory technicians are no longer in charge of writing these sheets; instead, this task is given to the head of the laboratory. The goals of this change are a lot:
- Reduce the amount of time spent by all assistance laboratory staff filling in forms,
- Keep track of only the most relevant information for the business,
- Decrease the use of paper in the company,
- Keep track of the tests done so people don't make the same mistakes in the future.
The next step to take in the future is to move to a complete computerisation of project management with the objective to completely eliminate the use of paper and to have a faster and easier way to look up a project done in the past.
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