Riassunto analitico
La tesi tratta l’implementazione di un sistema di Product Information Management (di seguito PIM) per l'azienda Sabart. Il PIM è considerato un repository unico attraverso cui i dati prodotto, prevalentemente di marketing (descrizioni, immagini, ecc..) possono essere raccolti, arricchiti e distribuiti ai vari canali di comunicazione (web, cataloghi, FTP ecc.). Il vantaggio è quello di fornire con un unico strumento una versione consistente delle informazioni di prodotto a tutti gli attori aziendali coinvolti, dai software alle persone. Il progetto prevede diverse fasi: in principio viene effettuata un'analisi in merito allo stato attuale di gestione dei dati, evidenziando l’operatività corrente (as is), per poi andare successivamente a disegnare quale dovrà essere quella futura (to be), attraverso l’individuazione dei flussi e le principali esigenze aziendali da soddisfare come ad esempio: accentramento di informazioni, ricerca immediata, gestione degli asset digitali (immagini e documenti). Si procede inizialmente nel popolare la base dati del sistema prendendo le informazioni dalle fonti attualmente in uso in azienda: fogli di carta, file excel e dati presenti nell’ERP aziendale; in questa fase la struttura del database e quella degli asset digitali (filesystem) vengono analizzate, revisionate e fissate nel PIM. Per quanto riguarda i dati dell’ERP, viene fatta una mappatura accurata dei campi allo scopo di individuare le informazioni di prodotto indispensabili, evidenziando in modo particolare quelle per cui il PIM ne diventerà il master. In parallelo sono stati preparati gli ambienti operativi (server e database) ed in seguito creati i flussi di dati dall’ERP per alimentare il PIM, mentre le informazioni presenti in csv e file Excel vengono importate solo una prima volta nel sistema. Lo scopo è disporre dei dati di base su cui poter costruire e testare le interfacce utente e i flussi operativi essenziali. Prima della messa in produzione e del rilascio esteso a tutti gli utenti, vengono testate le funzionalità del sistema per accertarsi di aver soddisfatto i requisiti di progetto richiesti dall’azienda; i k-user che lavorano sul PIM, infatti, vanno a controllare la qualità di ogni tipologia di dato importato ed i flussi operativi.
Lo step successivo prevede che il PIM vada ad alimentare i cataloghi web aziendali e quelli cartacei (Indesign). Si coglie l’occasione per poter rivedere così le alberature prodotto commerciali e di marketing (esempio categorie di business, linee diverse per paese di vendita) rispetto a quelle puramente operative interne (ERP). I vantaggi nell’adozione di questo sistema possono essere il poter usufruire delle informazioni di prodotto in qualsiasi momento (l’applicativo è accessibile via web), pubblicare tali informazioni in formati differenti in base alle necessità, partendo sempre da un dato unico e centralizzato (abbiamo tolto ridondanza di informazioni). Ulteriori vantaggi sono la potenziale riduzione dei costi legati alla gestione del dato e maggiore reattività del customer care aziendale nel fornire assistenza ai propri clienti. Per sfruttare a pieno le potenzialità del PIM, sono previsti step successivi come la creazione di un flusso operativo per l’inserimento di nuovo articolo, la realizzazione automatica dei cataloghi cartacei (si prevede di passare dai 3 anni attuali che Sabart impiega per fare un catalogo ad 1 anno utilizzando il PIM). Nel futuro si potrà valutarne l'integrazione con altri tipi di ERP presenti nel gruppo Emak, come ad esempio Dynamics365 così da farne uno strumento corporate.
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Abstract
The thesis deals with the implementation of a Product Information Management system (hereinafter PIM) for the company Sabart. The PIM is considered a unique repository through which product data, mainly marketing data (descriptions, images, etc.) can be collected, enriched and distributed to the various communication channels (web, catalogues, FTP, etc.). The advantage is that it provides with a single tool a consistent version of the product information to all the company actors involved, from software to people. The project foresees different phases: at the beginning, an analysis is carried out on the current state of data management, highlighting the current operations (as is), and then it goes on to design what the future one should be (to be), through the identification of flows and the main business needs to be met such as: information centralization, immediate search, management of digital assets (images and documents). The first step is to populate the system's database by taking the information from the sources currently in use in the company: sheets of paper, excel files and data present in the company ERP; in this phase the structure of the database and that of the digital assets (filesystem) are analyzed, reviewed and fixed in the PIM. As far as the ERP data is concerned, an accurate mapping of the fields is made in order to identify the indispensable product information, highlighting those for which the PIM will become the master. In parallel, the operating environments (server and database) have been prepared and then the data flows from the ERP are created to feed the PIM, while the information present in csv and Excel files are only imported into the system for the first time. The aim is to have the basic data on which to build and test the essential user interfaces and workflows. Before the production start and release extended to all users, the system functionality is tested to make sure that it has met the project requirements required by the company; k-users working on the PIM, in fact, go to check the quality of each type of imported data and workflows.
The next step is to feed the PIM into the company's web catalogues and paper catalogues (Indesign). The opportunity is taken to review the commercial and marketing product trees (e.g. business categories, different lines for each country of sale) compared to the purely internal operational ones (ERP). The advantages of adopting this system can be that you can use product information at any time (the application is accessible via web), publish this information in different formats according to your needs, always starting from a single, centralized data (we have removed redundancy of information). Further advantages are the potential reduction of costs related to data management and greater responsiveness of the company's customer care in providing assistance to its customers. In order to fully exploit the potential of the PIM, subsequent steps are foreseen such as the creation of an operative flow for the insertion of new articles, the automatic creation of paper catalogues (it is foreseen to pass from the current 3 years that Sabart takes to make a catalogue to 1 year using the PIM). In the future it will be possible to evaluate its integration with other types of ERP present in the Emak group, such as Dynamics365 so as to make it a corporate tool.
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