Riassunto analitico
Nella prima parte del lavoro viene trattata quella che è la figura centrale nel contesto della filiera congressuale: il Professional Congress Organizer (PCO). I PCO rivestono notevole importanza nella gestione dei congressi e della loro organizzazione. Con il delinearsi del sistema congressuale, il PCO rappresenta l'impresa guida. Si occupa della progettazione, pianificazione, gestione organizzativa e finanziaria del congresso nonché della sua promozione e organizzazione logistica. Cura la realizzazione delle riunioni con tutte le conseguenze pratico-gestionali che questo compito comporta, quindi sceglie la location, gestisce l'accoglienza dei partecipanti, organizza la ristorazione e la logistica.
L'attività da compiere è molto complessa, per le funzioni di coordinamento e per tutte le fasi dell'organizzazione e realizzazione dell'evento. Le capacità di questa figura si esaltano ulteriormente nel rapporto con i collaboratori. L'operatività della squadra determina il successo del progetto, la buona motivazione e l'ottima coordinazione delle tante persone impegnate nelle diverse fasi congressuali è parte integrante del lavoro dell'organizzazione di congressi.
al fine di fornire i diversi tratti del PCO, vengono analizzati i ruoli e le responsabilità esaltando la complessità del lavoro che si trova a svolgere per portare a termine il progetto. Deve ricercare un costante equilibrio tra obiettivi di performance, durata e costi, conciliando esigenze in conflitto tra loro per produrre il miglior output nel minor tempo possibile con un vincolo di budget. Il lavoro prosegue con il dettaglio della fasi di organizzazione di un evento, da quella preliminare di ideazione in cui il PCO prende contatto con il promotore al fine di porre le basi a quello che sarà l'evento nel suo complesso fino alla fase conclusiva di follow-up destinata all'esecuzione degli ultimi adempimenti, alla valutazione economica, finanziaria e qualitativa dell'evento. Per ogni fase vengono analizzati i ruoli del PCO. Questo è stato reso possibile da una collaborazione con un PCO, con il quale ho potuto lavorare affiancandolo nell'organizzazione di un evento. In un contesto come quello congressuale le risorse umane rappresentano il punto centrale su cui far ruotare il sistema organizzativo. Parlando di gestione delle risorse umane ci si riferisce ad una serie di attività tra cui l'individuazione dei ruoli, il sistema delle aspettative, la selezione, l'inserimento, l'addestramento, la definizione degli obiettivi, la motivazione, l'incentivazione, la delega, la valutazione delle prestazioni e i piani di sviluppo e carriera. A fianco di queste attività vi sono quelle di supporto del personale tra cui la gestione dei processi interni ed esterni di assunzione, la comunicazione, i benefit, le procedure e regole.
Il lavoro propone di analizzare temi riguardanti il ruolo e l'importanza del personale nelle organizzazioni con riferimento a quelle congressuali. Se non vi sono persone con un certo potenziale, con la dovuta formazione o esperienza lavorativa, unitamente agli strumenti e alle informazioni necessarie per svolgere il lavoro, non si otterrebbero i risultati prefissati. E' quindi importante investire sulla produttività della forza lavoro, del capitale umano. Il PCO deve saper influenzare positivamente il team, individuando le leve sulle quali focalizzarsi per motivare il proprio team. deve far sentire i collaboratori fondamentali per la realizzazione dell'evento evitando le percezioni di essere semplici prestatori d'opera.
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